Definisi Surat Perjalanan
Surat perjalanan adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan atau instansi pemerintah untuk memperlihatkan bahwa seseorang diizinkan melakukan perjalanan ke luar kota atau ke luar negeri. Surat perjalanan juga dapat berfungsi sebagai identitas diri dan bukti keperluan dalam melakukan perjalanan.
Isi Surat Perjalanan
Contoh surat perjalanan biasanya terdiri dari beberapa informasi mengenai perjalanan tersebut. Beberapa informasi tersebut antara lain:
- Nama dan alamat perusahaan atau instansi pemerintah yang mengeluarkan surat perjalanan.
- Nama lengkap, jabatan, dan nomor identitas diri dari yang melakukan perjalanan.
- Tujuan perjalanan dan jangka waktu perjalanan.
- Keterangan mengenai alat transportasi yang digunakan.
- Nomor telepon dan alamat dari tempat tujuan perjalanan.
- Informasi mengenai izin dari atasan yang diperlukan untuk melakukan perjalanan.
Contoh Surat Perjalanan Dalam Bahasa Indonesia
Berikut ini adalah contoh surat perjalanan dalam bahasa Indonesia:
Kepada Yth.,
Direktur PT. ABCD
Jalan Raya XYZ No. 123
Jakarta Selatan
Dengan hormat,
Sehubungan dengan rencana perjalanan dinas ke Singapura pada tanggal 12-16 September 2021, bersama ini kami mengajukan permohonan surat perjalanan bagi:
Nama : Budi Santoso
Jabatan : Manajer SDM
Nomor Identitas : 123456789
Adapun keperluan perjalanan dinas adalah untuk menghadiri seminar internasional mengenai pengembangan sumber daya manusia di Singapura. Kami akan menggunakan transportasi pesawat dan bermaksud menginap di Hotel ABCD selama acara tersebut berlangsung.
Demikianlah surat perjalanan ini kami ajukan, atas perhatian dan kerjasama yang diberikan, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Manajer Keuangan PT. ABCD
Keuntungan Memiliki Surat Perjalanan
Miliki surat perjalanan yang lengkap dan resmi dapat memberikan beberapa keuntungan di antaranya:
- Mempercepat proses pelayanan di bandara atau pelabuhan.
- Memudahkan identifikasi diri dan keperluan di tempat tujuan.
- Menjaga kredibilitas dan profesionalisme dari perusahaan atau instansi pemerintah.
- Menjamin keselamatan dan keamanan selama perjalanan.
Cara Membuat Surat Perjalanan
Untuk membuat surat perjalanan, ada beberapa langkah yang harus diikuti, antara lain:
- Tentukan keperluan dan tujuan perjalanan.
- Siapkan informasi lengkap mengenai yang melakukan perjalanan.
- Pastikan atasan sudah memberikan izin untuk melakukan perjalanan.
- Hubungi pihak yang berwenang untuk mendapatkan surat perjalanan.
- Isi formulir yang sudah disediakan dengan informasi yang lengkap dan jelas.
- Verifikasi ulang informasi yang ada agar tidak terjadi kesalahan pada saat penggunaan surat perjalanan.
- Bawa surat perjalanan selama perjalanan dan simpan di tempat yang aman.
Kesimpulan
Surat perjalanan adalah dokumen resmi yang diperlukan untuk melakukan perjalanan dinas ke luar kota atau luar negeri. Dalam pembuatan surat perjalanan, pastikan informasi yang disediakan lengkap dan jelas agar tidak terjadi kesalahan pada saat penggunaannya. Dengan memiliki surat perjalanan yang lengkap dan resmi, dapat memberikan beberapa keuntungan seperti mempercepat proses pelayanan di bandara atau pelabuhan serta menjaga kredibilitas dan profesionalisme dari perusahaan atau instansi pemerintah.